Hola estimados amigos de mercadolibre,
El propósito de la siguiente guía es ayudarles a elegir un sistema de punto de venta que se adapte a sus necesidades.
Los pasos a seguir para hacer una buena compra son los siguientes:
Paso 1. Definir los objetivos que perseguimos con el software.
Paso 2. Proyectar como nos estará sirviendo nuestro software en 3 años o mas.
Paso 3. Evaluar diferentes opciones.
Paso 4. Elegir la mejor opción.
PASO 1
El primer paso para determinar si nos sirve un producto es saber cual es el objetivo que perseguimos al adquirir el producto, cuando requerimos de un software de punto de venta primero tenemos que saber que necesitamos que haga el software.
Lo que debemos hacer es una lista de lo que esperamos del software, a continuación escribo un ejemplo:
Juan Pérez tiene un mini súper y necesita llevar el registro de sus ventas a través de la computadora, Juan hace la siguiente lista de sus necesidades.
- Necesito llevar un registro de lo que compro y a quien le compro.
- Necesito llevar un registro de los productos que tengo en mi mini súper.
- Necesito llevar un registro de lo que vendo cada día.
- Necesito saber cuando se me esta terminando un producto para poder adquirir mas de ese producto, sobre todo cuando es un producto que se vende bien.
Estas necesidades llevan a Pedro a requerir un software muy simple que cubra sus necesidades sin tener demasiadas cosas que hagan que el software le cause mas problemas en lugar de resolvérselos, LA TAREA DE JUAN CONSISTIRÁ EN BUSCAR UN SOFTWARE QUE CUMPLA CON SUS 4 OBJETIVOS, tomando en cuenta que cuando tenemos que comprar un software tenemos que buscar el más simple que cumpla con nuestros objetivos, es importante señalar que nuestros objetivos pueden variar de los que tiene otra persona que también necesita un punto de venta, pero para un giro distinto, por ejemplo:
Maria requiere de un software para su farmacia, pero para una farmacia no son los mismos requerimientos que tendría Pedro en su súper, Maria necesitaría también de un reporte que le informara cuando sus productos están a punto de caducar, esto es importantísimo en una farmacia, puesto que medicamentes fuera de fecha pueden provocar desde intoxicaciones hasta la muerte, y así cada giro tiene sus necesidades.
Por lo anterior el primer punto que tenemos que verificar es que efectivamente el software cubra con nuestras necesidades.
Para continuar con el ejemplo supongamos que Pedro encontró los siguientes paquetes de punto de venta que cumplieron con sus necesidades.
- Software TPV General 1.0.
- Software TPV General 2.0.
- Software TPV General con acceso desde Internet.
- Software TPV-General para redes.
- Software TPV-Ferreterias.
- Software TPV-General con acceso remoto al inventario.
En este primer punto podemos llegar a encontrar varios software de punto de venta que puedan servirnos, tal y como se listo anteriormente, es tiempo de pasar al siguiente paso.
PASO 2
Como me va a servir mi software en un futuro.
En este punto es importante proyectar nuestra empresa en un futuro y determinar si en el futuro el software cumplirá con nuestras expectativas.
Ejemplo:
Si hoy tengo una sucursal pero pienso que en 3 años tendré 2 más, y quiero que mis sucursales puedan conocer sus inventarios entre ellas, sin tener que estar presentes en su almacén, entonces debo de ir pensando en un software que además de mis 4 objetivos iniciales, tenga capacidad para que mis diferentes sucursales puedan consultar sus inventarios.
Esta planeación en el software nos llevará a evitar que en 3 años tengamos que cambiar drásticamente de software porque el que tengamos ya no cumple con nuestras necesidades, aunque indiscutiblemente el software tiene su ciclo de vida útil, siempre hay que buscar uno que nos pueda servir en el mayor tiempo posible.
Una vez que ya tenemos nuestra proyección en el Futuro podemos empezar a descartar el software que no cumple con nuestros requerimientos.
Por ejemplo de los software que tenemos de inicio no todos nos servirán en un futuro cercano vamos a ver.
- Software TPV General 1.0.(NO CUMPLE)
- Software TPV General 2.0. (NO CUMPLE)
- Software TPV General con acceso desde Internet. (SI CUMPLE)
- Software TPV-General para redes. (NO CUMPLE)
- Software TPV-Ferreterías. (NO CUMPLE)
- Software TPV-General con acceso remoto al inventario. (SI CUMPLE)
De la lista inicial, solamente el c. y el f. cumplen con lo que requerimos.
Ahora es tiempo de pasar al paso 3.
PASO 3
Paso 3. Evaluar las diferentes opciones que tenemos
A continuación presento una tablita que nos facilita la evaluación
|
Elemento a evaluar |
Software C |
Software F |
Software 3 |
PUNTUACION |
|
Cuenta con instalador |
SI(1) |
SI(1) |
NO(0) |
SI=1,NO=0 |
|
Requiere de complementos adicionales |
NO(2) |
NO(2) |
SI(0) |
NO=2,SI=0, A VECES=1 |
|
Son difíciles de conseguir los complementos adicionales |
_(2) |
_(2) |
SI(0) |
- = 2, NO=1, SI=0 |
|
Tiene manual de usuario |
SI(1) |
SI(1) |
SI(1) |
SI=1,NO=0 |
|
Se da soporte al usuario |
SI(2) |
NO(0) |
SI(2) |
SI=2,NO=0, *TM=1 |
|
El soporte tiene un precio adicional |
SI(1) |
NO(0) |
NO(0) |
SI=1,NO=0 |
|
Requiere de configuración adicional |
NO(2) |
NO(2) |
AO(1) |
SI=0,*AO=1, NO=2 |
|
Tiene modulo de respaldos |
SI(2) |
PA(1) |
SI(2) |
SI=2,*PA=1, NO=0 |
|
Se proporcionan actualizaciones |
SI(1) |
SI(1) |
NO(2) |
SI=1,NO=2 |
|
Me va a seguir sirviendo en 3 años |
SI(1) |
SI(1) |
NO(0) |
SI=1,NO=2 |
|
Tipo de Software |
Horizontal(1) |
Vertical(2) |
Horizontal(1) |
Horizontal=1
Vertical=2 |
|
Total |
16 |
13 |
9 |
|
*TM=tiempo limitado.
*AO=Algunas opciones
*PA=Parcial
En la tabla anterior se coloca una calificación basada en la columna 3 y se realiza la suma como se muestra en el último renglón, la calificación mas alta corresponde al ?software c?, el cual es el que más nos conviene adquirir para nuestro propio negocio.
Aquí es importante destacar que existen 2 tipos de aplicaciones en el mercado del software, aplicaciones horizontales y aplicaciones verticales.
- las aplicaciones horizontales son aquellas que se pueden usar en casi cualquier tipo de negocio.
- las aplicaciones verticales son las que están específicamente hechas para un negocio en especial.
Ejemplo de lo anterior es cuando nos encontramos con 2 puntos de venta, uno horizontal, el cual se puede usar en Vinaterías, Zapaterías, tiendas de ropa, tiendas de servicios, supers, Farmacias, etc., este tipo de software generalmente requieres que se configuren ciertas opciones para poder usarse de forma eficiente en un giro de negocio determinado, y tenemos los puntos de venta vertical que generalmente van enfocados a un Negocio en especifico y requieren prácticamente de poco o ninguna configuración por parte de los usuarios, ejemplo de esto son los software de punto de venta para zapaterías exclusivamente, para farmacias exclusivamnete, para restaurantes exclusivamente, o para cualquier otro giro exclusivo, los cuales están totalmente enfocados a su giro.
Esto nos da la idea de
PASO 4
El último paso consiste en la elección de nuestro software en donde ya entran en juego otros factores como el precio, la calidad del soporte, el gusto, etc., factores que no se pueden medir de forma sencilla pero que se tienen que considerar en le momento de tomar la decisión de comprar un producto de software.
Aquí es importante destacar algunos puntos importantes:
- No siempre nos va a servir más el software que tiene más, sino el que de forma sencilla tiene lo que nosotros necesitamos.
- Un software horizontal siempre requiere de alguien que tenga por lo menos conocimientos básicos de computación y en algunos casos conocimientos intermedios o avanzados.
- El precio de un producto de software no debería de ser un factor de peso en la elección del producto a menos que las diferencian de precio sean incongruentes, pero siempre es mejor pagar un poco mas pero tener lo que realmente nos va a servir, Nadie compra un sedan para transportar vacas, simplemente porque es mas económico, ya que no le serviría de nada y finalmente le saldría más costoso una equivocación de este tipo.
Bien, queridos amigos esta es un guía que de forma sencilla les puede ayudar a tomar una decisión, no es un procedimiento para elegir software para empresas grandes o medianas donde los cambios en los requerimientos son una constante, en estos casos ya se requieres de estudios de factibilidad más específicos.
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