1.Introducción
Mira bien tu oficina y piensa en tus tareas diarias. Es probable que te encuentres inundado/a de papeles. ¿Envías documentos en forma regular por fax y usas el correo para enviar documentos impresos a otros sitios dentro y fuera del país?
	¿Tienes documentos impresos que te servirían más si estuvieran en formato electrónico? ¿Deseas reducir la cantidad de papel que tu oficina maneja diariamente? Con ese fin, esta Guía te presenta las tecnologías de envío digital que te permitirán escanear documentos directamente al correo electrónico y fax, mientras se integran bien a la infraestructura tecnológica existente. Verás de qué manera las soluciones de envíos digitales pueden ayudarte a mejorar la productividad, mejorar la competitividad y reducir costos.

	2.Entiéndelo
	El envío digital es una manera rápida, simple y confiable de capturar documentos en papel en formato digital de manera de poder procesar y enviar información valiosa. El envío digital va un paso más allá de la digitalización de documentos y te ofrece las herramientas que necesitas para escanear documentos y: Enviarlos por correo electrónico Enviarlos por fax a través de tu LAN existente, Internet, Windows u otra solución de fax de red Archivarlos en tu Intranet o en algún otro sistema de almacenamiento de datos En síntesis, el envío digital te ayuda a convertir tus documentos impresos a formato digital de manera de que puedas trabajar con la información más fácilmente. Los beneficios para tu negocio pueden ser significativos. Con la solución de envío digital correcta, puedes esperar: Mejorar la productividad y ser más competitivo/a Fusionar datos impresos y electrónicos para que sean más fáciles de compartir, editar, imprimir, almacenar y recuperar. Hacer más eficientes los procesos comerciales para reducir costos.

No puedes escapar del papel

El papel es tan importante como siempre, como lo muestran estas estadísticas de estudios de investigación de Delphi, IDC Meta Group y HP:

El 24% del conocimiento corporativo reside en documentos impresos. La gente de negocios pasa el 60% del tiempo manejando documentos. Más del 40% de la comunicación interna en oficinas se hace a través de documentos impresos. Los documentos representan hasta el 40% de los costos de mano de obra y 15% de los ingresos. Los mismos estudios nos dicen algunas cosas interesantes sobre el fax y el correo electrónico: Los equipos de fax no están desapareciendo. Los usuarios frecuentes del fax están volcándose a soluciones de fax por LAN. Los usuarios que tienen correo electrónico lo prefieren al fax. Sin embargo, cualquiera que haya trabajado tanto con documentos impresos como electrónicos sabe que los datos electrónicos son mucho más fáciles de manejar que en papel: Es más fácil mandar un documento por correo electrónico a un compañero que copiarlo y caminar a su oficina. Es más económico y rápido enviar un documento por correo electrónico que enviarlo por correo. Es más simple buscar en una base de datos que en un gabinete de archivos. Los datos electrónicos son más fáciles de procesar y editar que los impresos. Los datos electrónicos ocupan mucho menos espacio físico que los impresos. ¿El resultado final? El papel es un elemento integral (y costoso y que insume tiempo) en las comunicaciones comerciales que está aquí para quedarse (al menos para el futuro predecible). Sin embargo, a medida que más datos se vuelven electrónicos, todo el mundo se hace más productivo.

3.Planifícalo Antes de diseñar cualquier sistema de negocios, conviene dedicar tiempo a decidir exactamente qué sistema deberá usarse, deberías definir: A qué necesidad comercial deseas que se oriente el sistema Qué tipo de retorno sobre la inversión esperas Qué lineamientos básicos puedes usar para medir ese retorno Además, cuando te preparas para adquirir equipos para tu sistema de envío digital, debes saber: Los tipos y cantidades de documentos impresos que generas Cuáles se pueden digitalizar Cuáles serán los usos finales de la información digitalizada recientemente Con esta información, tienes lo que necesitas para decidir si una solución de envíos digitales es correcta para ti, para comparar el costo de un sistema de envío digital con tus gastos actuales para manejo de documentos, y elegir el hardware y software que se ajusten mejor a tus necesidades particulares.

	4. Hazlo
	Como se indica en las secciones Entender y Hacer, una solución de envío digital puede tener muchos elementos y usos diferentes. En última instancia, cada solución es diferente porque funciona para resolver las necesidades únicas de una organización individual.
HP ha reunido una serie completa de hardware y software de envío digital para ayudar a tu organización a construir una solución que sea correcta para ti. Estas herramientas están todas diseñadas para funcionar en forma fluida de manera que puedes mejorar y expandir tu solución a medida que cambian las necesidades de tu empresa. Éste no es un beneficio que por lo general encontrarás en una solución creada con componentes de varios proveedores.

Multifuncionales (MFP):

Impresoras multifunción que escanean, envían faxes, imprimen, copian y soportan envío a correo electrónico y envío a Internet, LAN, Windows y otras soluciones de fax en red. Te brindan las funcionalidades de varios dispositivos en uno y por una fracción del costo de una serie de dispositivos diferentes que brindan la misma funcionalidad. HP ofrece cuatro dispositivos MFP adecuados para las empresas: Serie HP LaserJet 3300mfp: Una serie de MFP accesibles que incluyen soporte de fax analógico (en la 3330mfp) como así también funciones de escaneo a correo electrónico, escaneo a OCR y escaneo a archivo. HP LaserJet 4100mfp: Un dispositivo activado vía Internet con soporte para sistemas de fax en red, una unidad dúplex opcional y un alimentador automático de documentos. La LaserJet 4101 también soporta accesorios opcionales de fax analógico. Serie HP LaserJet 8550mfp: Impresoras láser color de 11 x 17 pulgadas que se pueden conectar en red con soporte para sistemas de fax en red, impresión a PDF y una unidad auto-dúplex opcional. HP LaserJet 9000mfp: Un dispositivo de alto volumen que soporta sistemas de fax en red, digitalización y salida de fax y envío digital seguro

	5.Úsalo
	Implementar una nueva solución de envío digital e integrarla realmente a las tareas diarias de tu organización son dos cosas muy diferentes. Para facilitar que tu personal aproveche al máximo tu nuevo sistema, asegúrate de hacer lo siguiente antes de comenzar la implementación: Haz que tus empleados analicen las necesidades de tu organización. Si sienten que tienen información desde el principio, es más probable que estén dispuestos a usar el sistema una vez implementado. Si es práctico, involúcralos en la recolección de requerimientos y en las pruebas de implementación para darles un panorama previo de lo que viene. Diseña un sistema que se adecue a tu negocio hoy, pero que pueda ajustarse fácilmente a cómo desees hacer negocios mañana. Cuando implementes el sistema por primera vez, respeta tus necesidades actuales en lugar de tratar de cambiar radicalmente tus sistemas y procesos simultáneamente. Por ejemplo, si un gerente aprueba documentos en forma rutinaria con una firma antes de ser enviados por fax, no hagas que la aprobación digital sea un elemento requerido del sistema durante el desarrollo. En cambio, es conveniente dejarlo como opcional para que tu personal pueda pasar gradualmente de aprobaciones con firma a aprobaciones digitales a medida que se acostumbran al sistema. Elige dos o tres cambios de procesos clave que desees implementar inmediatamente y concéntrate en ellos. Una vez implementado el sistema, las siguientes actividades ayudarán a tu personal a sentirse más cómodos con él y empezar a utilizarlo hasta alcanzar todo su potencial. Asegúrate de que quienes vayan a usar el sistema reciban toda la capacitación que necesiten. No te concentres sólo en cómo usar el hardware y el software del sistema. Concéntrate en los dispositivos y el flujo de trabajo que funcionarán juntos para que el sistema sea exitoso. De ser posible, haz que un miembro del personal interno trabaje con un capacitador en hardware y software para presentar un panorama completo al personal. Crea ayuda memoria, tarjetas de referencia rápida y otros documentos útiles que los empleados puedan consultar rápidamente cuando usan el sistema. Incluso el participante más atento en la mejor de las capacitaciones no puede recordar todo lo presentado. Cuantas más herramientas des a tu personal para ayudarlos a adoptar el sistema nuevo, mejor será tu tasa de aceptación. Durante el primer mes o dos de implementado en sistema nuevo, planifica una serie de reuniones semanales o quincenales con tu personal. Te permitirán responder preguntas y tratar todos los temas que surjan. En estas reuniones probablemente puedas resolver todas las ideas falsas sobre cómo usar el sistema, e incluso podrían comenzar a crear una lista de mejoras y extensiones para tratar posteriormente para que sistema sea mejor aún. Crea una hoja de ruta para los cambios de procesos que deseas que el sistema soporte y planifica la implementación de cada una de ellas. Comparte esto con tu personal para que sepan qué viene y puedan comenzar a prepararse para el cambio y ser más productivos. Implementa un buzón de sugerencias anónimas donde el personal pueda presentar ideas sobre formas de usar mejor el sistema, o incluso quejas sobre cómo el sistema ha complicado sus tareas. Revisa estas sugerencias con regularidad y trabaja activamente para resolverlas. No sólo tu sistema será más efectivo, sino que mostrarás a tu personal que los respetas como expertos en sus propios procesos y que los escuchas.

6.Cómpralo

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